Gestire il tempo, o come si dice nelle lingue internazionali fare del Time Management, è molto difficile.
Una skill sempre più necessaria in un mondo vivace come il nostro. Utile sia per essere più produttivi sia per diminuire lo stress e raggiungere i propri obiettivi personali.
Talvolta infatti è un semplice modo per imparare a categorizzare gli impegni, dandogli la giusta importanza e distinguendo tra le cose davvero urgenti e quelle, invece, che sono assolutamente inutili.
La realtà è che scrivo questo articolo perché da tutta la vita aspetto i ritardatari, visto che loro non cambiano, io cambio il mondo.
In breve: il time management è l’insieme dei metodi per decidere cosa fare, in che ordine e quando. Le sei tecniche più usate sono la matrice di Eisenhower, la legge di Pareto 80/20, il metodo 1-3-5, Eat the Frog, il Deep Work e la tecnica del pomodoro (25 minuti di lavoro e 5 di pausa). Per iniziare ne basta una: prova per una settimana quella che ti obbliga a scegliere le priorità.
6 modi per gestire il tempo
La capacità di rispondere a domande su come gestire il tempo attanaglia il mondo dall’alba dei tempi, quando sapere l’ora giusta era già un task difficile di per sé.
Il time management riguarda tutti. Ha però una particolare importanza per le imprese e per l’esercito, non è quindi un caso che molti di questi trucchi siano nati in questo ambito.
Ecco i sei modi più efficaci per essere più produttivi e gestire meglio gli impegni.
1. La matrice di Eisenhower
Dwight David Eisenhower è il prototipo dell’americano degli anni ’50.
Cadetto a West Point, generale, comandante in capo delle forze alleate e poi presidente degli USA dopo la fine della seconda guerra mondiale, “Ike” divenne una vera leggenda americana.
Tecnicamente non il miglior generale gringo della storia ma sicuramente quello più rinomato e capace. Affascinante, simpatico, carismatico.
Grazie a una logica piena di buon senso e a una grande lucidità era un generale rinomato per le capacità logistiche e la velocità nel prendere decisioni.
Vi sembra un caso che il primo metodo di time management si chiami proprio matrice di Eisenhower? Manco per il cazzo.
Questo metodo classifica le attività secondo due criteri: urgenza e importanza.
Posti in una scacchiera, questi restituiscono 4 combinazioni che permettono di capire cosa sia da fare subito, cosa programmare, cosa delegare e cosa eliminare in quanto inutile.
Si tratta di uno schema intuitivo e semplice ma dal grande potere. D’altronde l’idea nasce da una frase che Eisenhower citò in un discorso del 1954: le cose urgenti raramente sono importanti, e quelle importanti raramente sono urgenti. A trasformarla in una matrice a quattro quadranti ci pensò poi Stephen Covey.
Questo strumento insegna una cosa importantissima: a cosa dare priorità.
2. Legge di Pareto 80/20
La legge di Pareto è tanto semplice quanto efficace in ogni campo, basandosi su un principio universale:
L’80% dei risultati deriva dal 20% degli sforzi.
Quando uno si sente sopraffatto dalla mole infinita di compiti basta fare una classifica di quello che impegna più tempo, costa di più, è più impattante in termini economici o… boh, qualsiasi cosa.
In genere si scoprirà che il primo 20% impatterà sull’80% dei risultati, esattamente quello che scoprì l’economista italiano Vilfredo Pareto nei suoi studi: circa l’80% delle terre italiane era in mano al 20% della popolazione.
Concentrando le proprie risorse nel migliorare, tagliare od ottimizzare il primo 20%, si otterranno dei cambiamenti di grande impatto. Un altro modo di dare priorità a dei task piuttosto che ad altri.
Esistono mille varianti e applicazioni di questa legge, funziona (quasi) sempre!
3. Metodo 1-3-5
Siete arrivati a leggere fino al terzo punto? Non siete così distratti allora!
Peccato, perché questo è il metodo di time management più adatto per i rincoglioniti.
Invece di fare un’analisi del mondo e categorizzarlo come nei metodi di gestione del tempo precedenti, questo prevede una scelta “a priori”.
Si selezionano un numero di compiti da affrontare evitando così una pianificazione eccessiva.
Ogni giorno si prende un foglio di carta e si sceglie:
- 1 attività principale (es. fare un PowerPoint importante)
- 3 attività medie (es. rispondere alle email più importanti)
- 5 attività minori (es. pulire la scrivania, fare un check delle scadenze)
Fatto tutto, si va a casa e il giorno dopo si ricomincia.
Un ottimo modo per tenere sotto controllo le attività è quello di usare le to do list e app come Todoist.
4. Eat the Frog: parti dal compito più difficile
Il concetto di “Eat The Frog” è traducibile in italiano con un “mangia prima la merda”.
Affronta prima il problema più grosso e poi quelli più piccoli. In questo modo si ottengono diversi benefici: ci si toglie il peso del compito più impegnativo e a cascata gli altri sembreranno molto più semplici da gestire.
In effetti è la struttura su cui si basa il concetto di Debt Avalanche, un metodo per ripagare il più velocemente possibile tutti i debiti. Quando si dice che produttività e finanza vanno a braccetto.
Questo trucco di time management può essere usato sempre perché ha sempre la stessa struttura:
- Identificare il compito più difficile o che si evita da mesi
- Decidere di completarlo entro la fine della giornata
- Dedicargli tutta l’energia per terminarlo
- Festeggiare il risultato e sfruttare lo slancio per terminare il resto del lavoro
Il bello di questo metodo per gestire il tempo è che sfrutta una serie di bias in ottica positiva. Ad esempio usa il bias di ancoraggio, il task complicato, per ricalibrare anche gli altri secondo un assioma semplice “fatto il task difficile gli altri sono tutti facili”.
5. Deep Work
Questo metodo è stato teorizzato da Cal Newport nell’omonimo libro Deep Work, uscito nel 2016, e propone di lavorare su attività significative senza distrazioni per sfruttare al massimo la propria concentrazione.
Niente di nuovo. È un po’ lo “studio matto e disperatissimo” di Leopardi e un po’ l’Alfieri che si legava a una sedia con la sola mano libera per scrivere in modo da evitare di andare a puttane.
Il deep work è un modello di produttività da usare da solo o in combinazione con i precedenti in quanto consiste nell’eliminare ogni distrazione: spegnere il telefono, eliminare notifiche o squilli ed evitare a tutti i costi il multitasking. Secondo Newport l’idea di esserlo naturalmente è una cazzata, siamo costruiti per fare una cosa alla volta.
Tsk, proprio non mi conosce. Io uomo multitasking.
Si può usare fissando una serie di paletti:
- Riservare da 1 a 3 ore al giorno al lavoro intenso
- Organizzare lo spazio di lavoro in modo da eliminare distrazioni e qualsiasi tipo di tecnologia, in particolare quella connessa a internet
- Definire l’impegno sul calendario in modo da dedicarsi solamente a questo task
6. Tecnica del pomodoro per lavorare a intervalli brevi
La tecnica del pomodoro, ideata dallo studente Francesco Cirillo negli anni ’80, serve a dividere il lavoro in sessioni brevi e focalizzate di 25 minuti (pomodoro, appunto) seguite da brevi pause.
In genere esistono dei timer pomodoro specifici (tipo questo da bambino) oppure ci sono vere e proprie app.
Trovo più utile avere un device fisico così da spegnere il telefono e concentrarsi sul deep work.
Le pause brevi servono a riprendere fiato, un po’ come nella corsa. Permettono quindi di migliorare la concentrazione e prevengono il burnout nell’affrontare progetti che sembrano lunghi o troppo scoraggianti.
Potete applicare questa versione “a pause” del deep work in questa maniera:
- Scegliere il compito
- Impostare un timer di 25 minuti
- Lavorare fino alla fine del tempo (pomodoro) e poi prendere una pausa di 5 minuti
- Dopo quattro turni (pomodoro) prendersi una pausa più lunga dai 15 ai 30 minuti
Consigliatissimo se siete studenti!
Domande frequenti su time management e gestione del tempo
Cos’è il time management?
È l’insieme dei metodi per organizzare il proprio tempo e dedicarlo alle attività che contano di più. Serve a essere più produttivi, a ridurre lo stress e a raggiungere gli obiettivi senza lavorare di più.
Come funziona la matrice di Eisenhower?
Divide le attività secondo due criteri, urgenza e importanza, e ne ricava quattro quadranti: urgente e importante si fa subito, importante ma non urgente si programma, urgente ma non importante si delega, né urgente né importante si elimina.
Cos’è la legge di Pareto 80/20 applicata al tempo?
È il principio per cui circa l’80% dei risultati deriva dal 20% degli sforzi. Per gestire il tempo basta individuare quel 20% di attività che pesa di più e concentrare lì le energie.
Quanto dura la tecnica del pomodoro e chi l’ha inventata?
L’ha ideata Francesco Cirillo negli anni ’80. Si lavora per 25 minuti, poi si fa una pausa di 5 minuti. Dopo quattro pomodori si prende una pausa più lunga, da 15 a 30 minuti.
Cosa significa Eat the Frog?
Significa affrontare per primo il compito più difficile o più rimandato della giornata. Una volta tolto quel peso, gli altri impegni sembrano più semplici da gestire.
Quante ore di deep work si possono fare al giorno?
Non esiste un numero fisso. Si parte da blocchi di 60-90 minuti e si arriva a 1-3 ore al giorno di lavoro senza distrazioni. Oltre le 4 ore la concentrazione di solito cala.
Quale tecnica di time management conviene provare per prima?
Dipende dal problema. Se non sai cosa fare per primo, la matrice di Eisenhower o il metodo 1-3-5. Se rimandi sempre, Eat the Frog. Se ti distrai, il Deep Work o il pomodoro.
Conclusioni su gestione del tempo e time management
La cosa più assurda di questo articolo è che l’ho scritto usando un flusso di lavoro ispirato a molte di queste tecniche di time management.
Oggi ho focalizzato i task da fare, li ho classificati per priorità e poi ho definito degli spazi di tempo per lavorare con grande concentrazione. Un block notes e l’app Todoist mi hanno motivato, spuntando dei succosissimi e bellissimi checkbox. Come uso queste tecniche nel resto della giornata lo racconto in come gestisco il tempo e la mia produttività.
Mi son montato un’intera puntata del podcast e ho scritto due articoli. Questo che stai leggendo l’ho finito addirittura dopo due birre e intorno a mezzanotte.
Se noti refusi non rompere il cazzo. Invece dei miei errori pensa a come migliorare la tua gestione del tempo con una di queste preziose tecniche evitando di procrastinare ancora.
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